Wat is een PayPal-factuur en hoe werkt het: een gids?

 

PayPal is een betalingsverwerker maar heeft ook factureringssoftware! In deze handleiding leert u hoe u PayPal-facturering voor uw bedrijf gebruikt.

 

PayPal is een krachtige betalingsverwerker. Het accepteert internationale betalingen in een flits. Het is een wereldwijde begrip. Het ondersteunt veel grote en kleine bedrijven.

 

In de gids van vandaag gaan we het hebben over hun factureringssoftware. Hoe werkt het? Is het geschikt voor u? Hoe kunt u beginnen met het maken van facturen op PayPal?

 

Voor de ultieme gids over PayPal-facturering bent u hier aan het juiste adres!

 

Wat is een PayPal-factuur?

 

Een PayPal-factuur is een factuur die via het PayPal-platform wordt verzonden. Er zijn factuursjablonen op PayPal die u kunt gebruiken om zakelijke facturen te verzenden. De ontvanger ontvangt uw factuur via e-mail en kan betalen met PayPal.

 

Als u voornamelijk betalingen van PayPal ontvangt, is dit geen slechte optie. Als u betalingen ontvangt van meerdere bronnen, zoals Stripe en bankoverschrijving, werkt PayPal niet goed. U bent misschien beter af met bredere boekhoudsoftware die alle bases dekt.

 

Voordelen van het gebruik van PayPal-facturering

 

• Het is snel en eenvoudig om professionele facturen te versturen.

 

• U kunt betalingen rechtstreeks op uw PayPal-rekening ontvangen.

 

• U kunt facturen opslaan als sjablonen. Dit is vooral handig als u vaak dezelfde klant factureert. U kunt een factuursjabloon met hun factuurgegevens opslaan. Het wordt automatisch ingevuld telkens wanneer u de sjabloon gebruikt.

 

• Het berekent op betrouwbare wijze belastingen en verzendkosten, zodat u dat niet hoeft te doen.

 

• Het is veel gemakkelijker te gebruiken dan een Excel-spreadsheet.

 

• Uw klant kan elke betaalmethode gebruiken om u te betalen. Ze kunnen hun bankrekening, creditcard of PayPal-saldo gebruiken. In sommige landen kunnen ze ook PayPal-tegoed gebruiken.

 

• U kunt facturen versturen via de mobiele app.

 

• U kunt zeer op maat gemaakte facturen maken.

 

Nadelen van het gebruik van PayPal-facturen

 

• PayPal-kosten kunnen behoorlijk hoog zijn. (Er worden echter geen PayPal-kosten in rekening gebracht als u het geld via een ander kanaal ontvangt).

 

• Het kan verwarrend zijn voor ontvangers die niet gewoonlijk PayPal gebruiken.

 

• Het is geen complete boekhoudsoftware met belastingprognoses en onkostenbeheer. U zult daarvoor andere apps van derden moeten gebruiken. Met Freshbooks integreert u uw facturatie met de rest van uw boekhouding! U kunt zelfs betalingen via PayPal accepteren.

 

Stap voor stap een factuur verzenden via PayPal

 

Stap 1: Log in op uw zakelijke PayPal-rekening.

 

Stap 2: Op uw dashboard kunnen uw snelkoppelingen een pictogram "facturering" hebben. Klik daarop.

 

Als u het pictogram "facturering" niet kunt zien op uw dashboard met snelle links, kunt u het vinden in het vervolgkeuzemenu bovenaan.

 

Stap 3: Beweeg uw muis over "Betalen en betaald krijgen". Ga naar "Facturering". Klik op 'Facturen maken en beheren'.

 

Stap 4: Klik op de blauwe knop in de rechterbovenhoek met de tekst "Factuur maken".

 

Stap 5: Bepaal of u een sjabloon wilt gebruiken. PayPal heeft standaard drie verschillende factuursjablonen beschikbaar:

 

• Alleen bedragen - Werk voor het factureren van producten zonder belasting- of hoeveelheidsmetingen. Dit is een zeer flexibele sjabloon om te gebruiken

 

• Hoeveelheid - Werkt goed voor producten met btw en hoeveelheden

 

• Uren - Beste voor services die per uur worden gefactureerd

 

U kunt elk van de sjablonen aanpassen aan uw facturering.

 

Stap 6: Voer het e-mailadres van de klant in. U kunt hun gegevens voor later bewaren als u dat wilt.

 

Stap 7: Voeg het adres van uw klant toe via de link onder het e-mailadresveld. De link zegt "Adres toevoegen". Dit brengt u naar een minivenster waar u het factuuradres, het verzendadres, het telefoonnummer en de btw-nummers van de klant kunt invoeren.

 

Stap 8: Als u een fysiek product verzendt, vink dan "bestelling verzenden" aan. Als u dit vakje aanvinkt, kunt u uw verzendkosten of tarief toevoegen. Als dit niet het geval is, kunt u dit vakje uitschakelen.

 

Stap 9: Voer de artikeldetails in. Dit omvat de naam van het artikel, de hoeveelheid, het btw-tarief en de beschrijving. U kunt zoveel details toevoegen als u wilt.

 

Stap 10: Voer een bericht in voor uw klant. Dit kunnen factuurgegevens en betalingsvoorwaarden zijn. U kunt uw bankgegevens toevoegen als u niet wilt dat ze u via PayPal betalen. Of het kan een simpel "dankjewel" zijn.

 

Stap 11: Voer indien nodig optionele details in. Met PayPal kunt u afbeeldingen en pdf-documenten aan uw facturen toevoegen. U kunt ook een "memo aan uzelf" toevoegen, een interne notitie die de klant niet kan zien.

 

Stap 12: Vestig nu uw aandacht op de rechterkant van het scherm waar de definitieve details van uw factuur liggen. Dit bevat de berekeningen van uw verzendtarieven en belasting. U kunt desgewenst een kortingsbedrag invoeren. U kunt ook de vervaldatum van de factuur wijzigen. De standaard is "bij ontvangst", maar u kunt dit wijzigen in een van de opties in het vervolgkeuzemenu.

 

Stap 13: Controleer het eindbedrag en de factuurgegevens. Onder het volledige bedrag is er de mogelijkheid om fooien of gedeeltelijke betalingen toe te staan. Gedeeltelijke betalingen werken goed voor deposito's.

 

Stap 14: Bekijk een voorbeeld van uw factuur en verstuur deze. Als u via e-mail verzendt, ontvangt uw klant een e-mailmelding. Als alternatief kunt u factuurlinks op elke gewenste manier verzenden.

 

Dus dat is het. Hopelijk heb je nu een PayPal-factuur kunnen maken. Als u nog steeds problemen ondervindt, neem dan gerust contact op met de helpdesk van PayPal Nederland voor deskundig advies.